So meisterst du das nächste Audit
Wir haben mit fünf Auditor:innen für Frischware-Erzeugerbetriebe gesprochen und nach Tipps gefragt, wie du dein nächstes Audit ganz einfach bestehst. Lies hier die Zusammenfassung der häufigsten Stolperfallen und einige Tipps, um beim nächsten Audit zu glänzen.
Betriebsleiter:innen von Erzeugerbetrieben haben unglaublich viel zu tun, und das letzte, was du brauchst, ist noch mehr Zeit mit Audits zu verbringen. Vorbereitung aufs Audit. Das Audit vor Ort begleiten. Nachbereitung des Audits. Allein die Vorstellung eines Nichtkonformität-Urteils kann Betriebsleiter:innen um den Schlaf bringen.
Wir von Farmable haben fünf Auditor:innen für Frischware-Erzeugerbetriebe interviewt, um aus erster Hand zu erfahren, was die größten Herausforderungen bei Betriebsprüfungen sind.
Die 5 häufigsten Probleme beim Audit von Frischware-Erzeugerbetrieben:
1. Fehlende Dokumentation. Wo ist das Sprühzertifikat dieses einen Fahrers?
Es wirkt offensichtlich, aber dieser Punkt war ganz oben auf der Liste aller Auditor:innen, mit denen wir gesprochen haben. Die Zeit, die damit verschwendet wird, objektive Konformitätsnachweise zu suchen, nervt sowohl Auditor:innen als auch Betriebsleiter:innen. Die Auditor:innen warten zu lassen, während du in Papierstapeln wühlst, frustriert alle Beteiligten.
2. Fehlende Daten. Woher weiß ich, dass dieses Ernteintervall eingehalten wurde?
Auch wenn scheinbar alle Dokumente korrekt zusammengetragen wurden, stellen Auditor:innen regelmäßig fest, dass in den Berichten der Erzeugerbetriebe wichtige Daten fehlen.
Die Top 3 der fehlenden Daten sind:
- Erntedatum
- Ernteintervall
- Windgeschwindigkeit zum Zeitpunkt der Pflanzenbehandlungen
3. Die Verknüpfung einer PSM- oder Düngeranwendung mit einer Empfehlung deiner Agrarberatung.
Handschriftliche Empfehlungen deiner Beraterin oder deines Beraters sind für Auditor:innen ein Alptraum. Oft sind sie kaum lesbar und es ist schwierig, diese Notizen eindeutig und nachvollziehbar einer bestimmten Arbeit im Betrieb zuzuordnen.
4. Bodenbewirtschaftung. Insbesondere der Nachweis, dass eine Düngemittelanwendung bzw. die Empfehlung dazu mit dem Ergebnis einer Bodenanalyse zusammenhängt.
Häufig scheitert es schon daran, die Bodenanalyse zeitnah durchzuführen und die Berichte über diese Analyse so zu pflegen, dass sie mit der Nährstoffplanung des Bodens verknüpft werden können.
5. Sprühgeräte. Nachweis der Kalibrierung und fachgerechten Wartung.
Diese Details sind häufig schwer zu finden oder unvollständig.
5 Tipps zur Vermeidung der Nichtkonformität
Jetzt, wo wir wissen, wo die häufigsten Stolperfallen liegen, stellt sich die Frage:
Was kannst du tun, um sie zu vermeiden?
1. Fehlende Dokumentation: Zugegeben, die Liste der Dokumente, die heutzutage von Erzeugerbetrieben verlangt wird, ist ellenlang, und sie wird jedes Jahr länger.
Es hilft natürlich, gut organisiert zu sein, und dabei unterstützt dich eine Farm Management Software – eine Betriebsmanagementsoftware speziell für Erzeugerbetriebe. Aber die befragten Auditor:innen empfehlen auch, die Vorlagen und Checklisten zu nutzen, die jede Zertifizierungsstelle bereitstellt, um Erzeugerbetriebe bei der Vorbereitung auf das Audit zu unterstützen. GlobalG.A.P. hat zum Beispiel ein Online-Tool zur Erstellung von Checklisten, das den Betrieben genau dabei hilft.
2. Fehlende Daten: Da gibt es nichts schön zu reden. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass du vollständige Daten in deiner Berichterstattung hast, ist die Verwendung einer intelligenten Betriebsmanagementsoftware, die möglichst viele Daten automatisch ausfüllt. Bei Farmable haben wir die Erfassung folgender Daten automatisiert: Erntedatum, Ernteintervall und Wetter zum Zeitpunkt der Arbeit (inklusive Windgeschwindigkeit). So musst du dir nie wieder Gedanken darüber machen, ob diese Daten vollständig sind.
Collen Mutema, ein Auditor für Fischware-Erzeugerbetriebe, hat kürzlich beim Audit für die UK Red Tractor-Zertifizierung einen Farmable-Bericht gesehen und sagt dazu Folgendes:
„Es war alles an einem Ort zusammengetragen, ich musste einfach nur auf den Bildschirm schauen!“
3. Empfehlungen mit Pflanzenbehandlung verknüpfen: Die Nutzung eines digitalen Saison-Planers oder die Versendung von digitalen Empfehlungen durch deine:n Agrarberater:in vereinfachen es enorm, diese mit erledigten Sprühaufgaben zu verbinden. Falls deine aktuellen Audit-Verpflichtungen noch nicht genug Motivation sind, um die Abläufe auf deinem Betrieb zu ändern, denk daran dass elektronische Berichterstattung über Pflanzenbehandlungen ab 2026 in Europa verpflichtend wird. Weltweit nehmen die Forderungen nach integriertem Pflanzenschutz (IPS) zu – was bedeutet, dass genau dokumentiert werden muss, warum eine Pflanzenbehandlung durchgeführt wurde und wer das empfohlen hat.
4. Bodenbewirtschaftung: Erstelle zu Saisonbeginn in einer Agrarberatung einen Plan, wann die Ergebnisse von Bodenproben benötigt werden. Bodenproben lassen sich schlecht automatisieren, aber Teams wie FarmLab haben hart daran gearbeitet, das Datenmanagement für Bodenproben zu verbessern und eine Verbindung zwischen Bodenanalyse und Entscheidungen im Erzeugerbetrieb herzustellen.
5. Geräte kalibrieren: Das kann besonders schwer nachzuweisen sein. Ein guter Ausgangspunkt sind die Daten der letzten Geräteinspektionen, die du in der Farmable App unter Geräte-Details findest. Dort siehst du auch die entsprechende Registriernummer sowie Sprühmenge und Kalibrierungseinstellung für deinen Maschinensatz.
Die Zukunft der Betriebsprüfungen
Je nachdem, für welches Zertifikat das Audit durchgeführt wird, dauert es zwischen 4 und 8 Stunden. Aber es gibt Hoffnung. Collen hat es schon geschafft, ein Erzeugerbetriebs-Audit abzuschließen, bei dem er nur 30 Minuten vor Ort war.
Was ist das Geheimnis eines 30-Minuten-Audits?
Bereitstellung der Dokumentation im Voraus. Wenn Erzeugerbetriebe ihre Daten schon vorbereitet haben und den Auditor:innen vorab zusenden, spart das Auditor:innen wie Betriebsleiter:innen Zeit. Die Auditor:innen schätzen diesen Einblick in den Betrieb und können sich viel besser auf den Besuch vor Ort vorbereiten, was die Zeit reduziert, die sie tatsächlich im Betrieb verbringen.
Ermutigende Trends.
Zur Unterstützung der Bereitstellung von Compliance-Dokumentation im Vorfeld eines Audits haben verschiedene Zertifizierungsstellen Online-Portale oder Prozesse eingerichtet, mit denen Betriebsleiter:innen ihre Berichte abliefern können, bevor ein:e Auditor:in den Erzeugerbetrieb besucht. Mit dabei sind diese:
- GlobalG.A.P.
- Red Tractor (UK)
- Freshcare (Australien)
GlobalG.A.P. bietet für ihre IDA-Zertifizierung sogar eine API-Schnittstelle für Betriebsmanagementsoftware an. Das ist eine Entwicklung, die Mut macht. In Zukunft können Betriebsleiter:innen sich dafür entscheiden, ihre Betriebsdaten direkt mit der Zertifizierungsstelle zu teilen, zum Beispiel mit GlobalG.A.P., und im Anschluss direkt in ihrer bevorzugten Betriebsmanagementsoftware Rückmeldung zu ihrem Status erhalten.
Das wäre auf vielen Ebenen zu begrüßen. Es spart den Betriebsleiter:innen und den Auditor:innen Zeit.
Es ist allerdings nicht das Ende der persönlichen Audits vor Ort. Diese werden noch auf absehbare Zeit wichtig bleiben. Aber die Technologie kann Audit-Prozesse effizienter machen und die Last verringern, die im Moment auf den Schultern der Betriebsleiter:innen liegt.
Wie kann Farmable dabei helfen?
Fehlende Dokumentation? Farmable ist eine benutzerfreundliche Farm Management App, die die Daten deines Erzeugerbetrieb so organisiert, dass die wichtigsten Berichte automatisch erstellt werden, zum Beispiel Spritztagebücher und Düngeberichte, Ernteberichte, Mittelbestandsführung und sogar Zeiterfassung.
Fehlende Daten? Die Farmable App wurde entwickelt, um die manuelle Datenerfassung durch Betriebsleiter:innen möglichst gering zu halten und so viele Informationen wie möglich automatisch zu erfassen. Lokale Produktlisten können integriert werden, so dass Daten wie Produktname, Anwendungsintervalle und Produktbeschränkungen automatisch in deinen Bericht übernommen werden. Wetterdaten werden automatisch aufgezeichnet, damit dir nie wieder die Angabe zur Windstärke während der Sprühbehandlung fehlt.
Empfehlungen von Agarberater:innen? Farmable sorgt dafür, dass die Empfehlungen deiner Beraterin oder deines Beraters zur Pflanzenbehandlung automatisch mit den entsprechenden Arbeiten im Schlag verknüpft werden, so dass du alle Vorschriften für Integrierten Pflanzenschutz erfüllst.
Kurz gesagt, Farmable ist eine nutzerfreundliche Anwendung, die Audits in deinem Betrieb beschleunigen und deine Compliance-Dokumentation vereinfachen kann.
Das FarmablePro-Paket zur Konformität kostet nur 99 Euro pro Betrieb und Jahr und bietet jede Menge Vorteile, die Zeit und Geld sparen: Automatische Berichte für Erzeugerbetriebe, effiziente Betriebsprüfungen, weniger Papierkram und weniger Stress. Unbegrenzte Hektar, unbegrenzte Nutzer. Und du kannst es sogar 14 Tage kostenlos testen.
Dein:e Auditor:in wird es dir danken!
